一、會議執行專員崗位職責
會議執行專員是確保各類會議、活動順利進行的關鍵角色，負責從會議策劃到現場執行的每一個環節，確保會議目標得以實現，參會者體驗滿意。具體職責包括但不限于：
1. 會議策劃與籌備：
根據客戶需求或公司戰略，參與制定會議計劃，包括確定會議主題、議程安排、參會人員名單等。
- 協調內外部資源，如場地預訂、設備租賃、餐飲服務、住宿安排等。
- 設計并制作會議材料，如邀請函、會議手冊、宣傳資料等。
2. 預算管理：
- 定期向管理層匯報預算執行情況，提出優化建議。
3. 供應商管理與協調：
- 篩選并評估供應商（如酒店、會場服務商、AV設備供應商等），建立并維護良好的合作關系。
- 協調供應商按時、按質、按量完成會議相關服務。
4. 現場執行與管理：
- 負責會議當天的現場布置、簽到引導、技術支持、緊急應對等工作。
- 監督會議流程，確保會議按時、有序進行，處理現場突發情況。
- 會議復盤：收集參會者反饋，評估會議效果，為后續改進提供依據。
5. 文檔整理與歸檔：
- 會議結束后，整理會議紀要、參會人員名單、費用結算單等相關文件。
- 將所有會議資料歸檔保存，便于日后查閱。
二、會議執行專員招聘要求
為了勝任上述職責，會議執行專員需具備以下能力和素質：
1. 教育背景：
- 大學?？萍耙陨蠈W歷，市場營銷、酒店管理、商務管理、旅游等相關專業優先考慮。
2. 工作經驗：
- 至少1年會議策劃與執行相關工作經驗。
3. 專業技能：
- 熟練掌握Office辦公軟件，尤其是PPT制作和Excel數據處理能力。
- 了解會議策劃與執行流程，熟悉會議場地、設備租賃及餐飲服務市場。
- 具備良好的時間管理和多任務處理能力，能在快節奏環境中高效工作。
4. 溝通協調能力：
- 出色的口頭和書面溝通技巧，能夠清晰、準確地傳達信息。
- 優秀的客戶服務意識，能夠有效處理客戶需求和投訴。
- 強大的團隊協作能力，能夠與不同部門及外部供應商有效合作。
5. 問題解決與應變能力：
- 能夠迅速識別并解決會議籌備與執行過程中的問題。
- 在壓力下保持冷靜，靈活應對突發事件，確保會議順利進行。
6. 其他要求：
- 具備良好的職業道德和責任心，注重細節，追求卓越。
- 愿意接受挑戰，不斷學習新知識，提升個人專業能力。