一、行政事務(wù)處理
1. 接待與溝通：
· 接聽(tīng)和轉(zhuǎn)接公司總機(jī)電話(huà)，禮貌應(yīng)答咨詢(xún)，并做好信息記錄。
· 接待來(lái)訪客人，引導(dǎo)至?xí)褪遥⑼ㄖ嚓P(guān)對(duì)接人員。
2. 文書(shū)與文檔管理：
· 負(fù)責(zé)公司各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、紀(jì)要的起草、打印、復(fù)印、整理、歸檔和分發(fā)。
· 建立并維護(hù)完善的紙質(zhì)和電子檔案管理系統(tǒng)，確保文件易于查找和保密。
· 管理和更新員工通訊錄、名錄等基礎(chǔ)信息。
3. 辦公環(huán)境與物資管理：
· 管理辦公用品和設(shè)備的申購(gòu)、采購(gòu)、領(lǐng)用、登記和庫(kù)存管理（如文具、打印紙、墨盒等）。
· 維護(hù)辦公室公共區(qū)域的整潔與秩序。
· 協(xié)調(diào)處理辦公設(shè)備（如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)）的日常維護(hù)和報(bào)修。
二、數(shù)據(jù)與信息處理
1. 數(shù)據(jù)錄入與統(tǒng)計(jì)：
· 將各種信息準(zhǔn)確、及時(shí)地錄入電腦系統(tǒng)（如Excel, ERP系統(tǒng)等）。
· 制作簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表格和圖表，如銷(xiāo)售數(shù)據(jù)匯總、考勤統(tǒng)計(jì)等。
2. 信息傳達(dá)：
· 負(fù)責(zé)內(nèi)部員工通知、會(huì)議安排等信息的傳達(dá)工作。
· 管理公司內(nèi)部公告欄或信息發(fā)布平臺(tái)（如企業(yè)微信群、郵件群組）。
三、會(huì)議與活動(dòng)支持
1. 會(huì)前準(zhǔn)備：預(yù)訂會(huì)議室、準(zhǔn)備會(huì)議議程、打印并分發(fā)會(huì)議資料、調(diào)試會(huì)議設(shè)備（投影儀、話(huà)筒等）。
2. 會(huì)中服務(wù)：進(jìn)行會(huì)議記錄，準(zhǔn)確捕捉會(huì)議要點(diǎn)和決議。
3. 會(huì)后整理：整理會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后分發(fā)至相關(guān)人員，跟蹤會(huì)議決議的落實(shí)情況。
4. 活動(dòng)協(xié)助：協(xié)助上級(jí)籌備公司內(nèi)部活動(dòng)（如年會(huì)、團(tuán)建、慶典等），負(fù)責(zé)一些后勤支持工作。
四、人事與考勤輔助
在一些中小型企業(yè)，文員可能需兼任部分初級(jí)人事工作。
1. 考勤管理：記錄、統(tǒng)計(jì)和匯總員工每月考勤數(shù)據(jù)（請(qǐng)假、加班、遲到、早退等），并提交給人事或財(cái)務(wù)部門(mén)。
2. 招聘輔助：發(fā)布招聘信息、收集和初步篩選簡(jiǎn)歷、安排面試時(shí)間、通知候選人。
3. 入職辦理：協(xié)助新員工辦理入職手續(xù)，如發(fā)放辦公用品、安排工位、介紹公司基本規(guī)章等。
五、財(cái)務(wù)相關(guān)輔助工作
1、對(duì)賬輔助：協(xié)助與供應(yīng)商進(jìn)行簡(jiǎn)單的對(duì)賬工作（如辦公用品供應(yīng)商）。
2、倉(cāng)庫(kù)盤(pán)點(diǎn)工作
辦公室文員所需的核心能力與特質(zhì)：
· 熟練的辦公軟件操作能力：精通Word, Excel, PowerPoint, Outlook等MS Office軟件是基本要求。
· 良好的溝通能力：需要與內(nèi)部同事和外部客戶(hù)進(jìn)行有效、清晰的溝通。
· 細(xì)致認(rèn)真與準(zhǔn)確性：處理文件和數(shù)據(jù)時(shí)必須高度仔細(xì)，避免出錯(cuò)。
· 條理性與時(shí)間管理能力：能同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)，并分清主次，合理安排工作順序。
· 保密意識(shí)：能接觸到公司內(nèi)部文件和信息，必須嚴(yán)守公司機(jī)密。
· 積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)：樂(lè)于協(xié)助同事，能預(yù)見(jiàn)需求并主動(dòng)提供服