崗位職責
一、文件管理與控制
1、負責公司各類文件的創建、編號、分類、存儲及版本控制，確保文件命名規范、分類清晰。
2、維護電子文檔管理系統（EDMS）或紙質檔案庫，定期檢查文件完整性，防止丟失或損壞。
3、建立文件權限管理機制，確保敏感文件僅授權人員可訪問。
二、 文件審核與標準化
1、審核文件的格式、內容及審批流程，確保符合公司模板、行業標準及法律法規要求。
2、監督文件修訂流程，記錄版本變更歷史，避免因版本混淆導致工作失誤。
三、文件分發與歸檔
1、跟蹤文件分發流程，確保文件及時送達相關部門或人員，并留存分發記錄。
2、根據公司檔案管理制度，定期對文件進行歸檔，對過期或作廢文件執行安全銷毀程序。
四、 流程優化與技術支持
1、優化文件管理流程，提出改進建議以提高效率，降低文檔管理成本。
2、協助員工使用文檔管理系統，提供操作培訓和技術支持。
五、合規與審計支持
1、確保文件管理符合公司內控要求及外部監管規定（如ISO標準、GDPR等）。
2、配合內外部審計工作，提供完整的文件記錄和調閱支持。
六、跨部門協作
1、與各部門溝通協調，解決文件管理中的問題，推動標準化執行。
2、參與新項目文件管理方案的制定，確保項目文檔合規、可追溯。
七、應急與保密管理
1、制定文件備份及災難恢復計劃，確保緊急情況下文件可快速恢復。
2、嚴格執行保密協議，防止商業機密或敏感信息泄露。
任職要求：
一、本科及以上學歷，文秘、檔案管理、信息管理等相關專業優先。
二、熟練使用Office辦公軟件及EDMS系統（如SharePoint、Confluence等）。
三、具備較強的邏輯性、細致度和責任心，熟悉ISO 9001等質量管理體系者優先。
四、良好的溝通能力及團隊協作意識。