崗位職責(zé)
一、 日常行政事務(wù)
1. 前臺接待：接聽總機(jī)電話，專業(yè)地轉(zhuǎn)接、留言和處理初步咨詢；接待來訪客人，并通知相關(guān)人員。
2. 郵件與快遞管理：負(fù)責(zé)公司信件、報刊、快遞的收發(fā)、登記與分發(fā)；與快遞公司對接，管理公司寄件。
3. 文檔管理：創(chuàng)建、維護(hù)和更新各類紙質(zhì)及電子文件檔案系統(tǒng)，確保文件有序、易于查找。
4. 辦公用品管理：負(fù)責(zé)辦公用品的采購、入庫、發(fā)放、庫存管理和費用控制，確保及時補給。
5. 環(huán)境維護(hù)：監(jiān)督辦公室的清潔衛(wèi)生、綠化環(huán)境，確保辦公區(qū)域整潔有序；管理辦公設(shè)備的日常維護(hù)（如空調(diào)、照明）。
二、 溝通與協(xié)調(diào)支持
1. 內(nèi)部溝通：發(fā)布內(nèi)部通知、公告；協(xié)助組織公司會議、團(tuán)建等活動。
2. 部門支持：為各部門提供必要的行政支持，如打印、復(fù)印、掃描、裝訂等。
3. 外部聯(lián)絡(luò)：與物業(yè)、房東、供應(yīng)商（如飲用水、綠植、保潔）等進(jìn)行日常溝通和協(xié)調(diào)。
三、 會議與活動支持
1. 會議準(zhǔn)備：預(yù)訂會議室，準(zhǔn)備會議所需設(shè)備（投影儀、視頻會議系統(tǒng)）、茶歇、文具等。
2. 會議服務(wù)：必要時進(jìn)行會議記錄，并整理會議紀(jì)要。
3. 活動籌備：協(xié)助策劃和組織公司年會、慶典、員工活動等，負(fù)責(zé)后勤安排。
四、 文書與數(shù)據(jù)工作
1. 文書處理：起草、編輯和打印簡單的行政公文、通知、報告等。
2. 數(shù)據(jù)錄入：完成各類信息的錄入、整理和統(tǒng)計工作，如員工考勤統(tǒng)計、費用報銷初步整理等。
3. 預(yù)訂工作：協(xié)助員工預(yù)訂差旅的機(jī)票、酒店（視公司規(guī)模而定，有時由個人或?qū)ｉT部門負(fù)責(zé)）。
五、 其他輔助工作
1. 考勤輔助：協(xié)助人力資源部門收集、初步核對考勤數(shù)據(jù)。
2. 費用報銷：協(xié)助部門同事整理和提交報銷單據(jù)，或處理部門的行政費用報銷。
3. 上級交辦任務(wù)：高效完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作。
崗位要求
1. 教育背景：本科及以上學(xué)歷，行政管理、文秘、人力資源管理、商務(wù)英語等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
2. 工作經(jīng)驗：1-2年相關(guān)行政或文員工作經(jīng)驗者可優(yōu)先考慮，但優(yōu)秀應(yīng)屆畢業(yè)生也是重要來源。
3. 辦公軟件：熟練使用Office辦公軟件（Word, Excel, PowerPoint, Outlook），能夠制作簡單的表格和文檔。
4. 語言能力：良好的中文溝通能力。部分公司（尤其是外企）會要求基本的英語讀寫能力。