一、 采購文書與流程管理
負(fù)責(zé)采購相關(guān)文件的編制、打印、整理、歸檔和保管，包括但不限于：采購申請(qǐng)、采購訂單、合同、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收單等。
協(xié)助采購主管完成招標(biāo)文件的準(zhǔn)備工作，如發(fā)布招標(biāo)公告、收集投標(biāo)單位資料、發(fā)放標(biāo)書等。
管理采購合同的歸檔與臺(tái)賬，跟蹤合同執(zhí)行情況，并及時(shí)提醒相關(guān)人員合同續(xù)簽或終止事宜。
負(fù)責(zé)部門內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、傳閱和保管工作。
二、 數(shù)據(jù)錄入與信息維護(hù)
準(zhǔn)確、及時(shí)地將采購數(shù)據(jù)錄入采購管理軟件，確保數(shù)據(jù)真實(shí)、完整。
建立并維護(hù)供應(yīng)商檔案信息庫（包括資質(zhì)、產(chǎn)品、聯(lián)系方式、合作記錄等），定期更新和維護(hù)。
負(fù)責(zé)采購臺(tái)賬的登記與管理，定期與財(cái)務(wù)部、倉庫等部門核對(duì)采購數(shù)據(jù)。
協(xié)助制作各類采購報(bào)表，如采購進(jìn)度表、價(jià)格對(duì)比表、供應(yīng)商考核表等，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。
三、 內(nèi)外部溝通與協(xié)調(diào)
作為部門內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)點(diǎn)，接聽電話、接收郵件，并及時(shí)將信息傳達(dá)給相關(guān)負(fù)責(zé)人。
與公司內(nèi)部需求部門保持溝通，跟進(jìn)采購申請(qǐng)的審批進(jìn)度，反饋采購狀態(tài)。
與供應(yīng)商進(jìn)行基礎(chǔ)溝通，如發(fā)送訂單、確認(rèn)到貨時(shí)間、索要發(fā)票和產(chǎn)品資料等。
協(xié)助安排采購相關(guān)的會(huì)議，并做好會(huì)議記錄和紀(jì)要整理工作。
四、 后勤與行政支持
管理采購樣本的接收、登記與分發(fā)。
協(xié)助辦理貨物到場的驗(yàn)收、入庫手續(xù)，并與倉庫管理員進(jìn)行交接。
完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作。
任職資格要求
教育背景： 大專及以上學(xué)歷，行政管理、文秘、物流管理、工商管理等相關(guān)專業(yè)優(yōu)先。
工作經(jīng)驗(yàn)： 1年以上文員、行政或采購助理相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉采購流程者優(yōu)先。
技能要求：
熟練操作辦公軟件： 精通Word, Excel, PowerPoint等，尤其需要擅長使用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)整理和制作報(bào)表。
溝通能力： 具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力，耐心細(xì)致。
保密意識(shí)： 具備強(qiáng)烈的責(zé)任心和保密意識(shí)，能妥善處理敏感信息和文件。
個(gè)人素質(zhì)： 工作認(rèn)真細(xì)致，有條理性，執(zhí)行力強(qiáng)，具備良好的團(tuán)隊(duì)合作精神和服務(wù)意識(shí)。