文件管理與維護
文件歸檔與分類:對公司各類文件(如制度、合同、技術文檔等)進行整理、編號、歸檔,建立電子和紙質檔案庫,確保文件可追溯。
版本控制:跟蹤文件版本更新,及時回收舊版本,發放新版本,避免無效文件流通。
文件借閱與歸還:管理文件借閱流程,記錄借閱信息,確保文件不丟失、不泄露。
流程與規范執行
制度落地:執行文件管理相關制度,如文件審批、發布、銷毀流程,確保符合公司內控要求。
跨部門協作:與各部門對接,收集文件需求,協助完成文件的審核、蓋章、發布等工作。
信息化系統維護
系統操作:使用文檔管理系統上傳、存儲、檢索文件,維護系統數據的準確性。
數據備份:定期備份重要文件,防止數據丟失,保障信息安全。
培訓支持:組織參與培訓,整理并分發相關文件。
監督文件使用中的保密措施,防止敏感信息外泄,配合審計部門進行文件合規檢查。