崗位職責:
1. 行政管理
? 負責公司日常行政事務的處理,包括但不限于辦公用品采購、設備維護、車輛管理、公寓食堂管理、會議室安排等。
? 維護公司辦公環境的整潔與秩序,確保員工的工作環境舒適高效。
? 管理公司固定資產,定期盤點并記錄資產使用情況。
? 協助組織公司內部會議及活動,包括場地預訂、會務安排、資料準備等。
? 處理公司內外部信件、快遞和文件的收發與歸檔。
? 國內外客戶與來訪人員的接待工作。
2. 人事支持
? 協助招聘流程,包括發布招聘信息、篩選簡歷、安排面試等。
? 負責員工入職、離職手續的辦理,包括合同簽訂、檔案整理等。
? 協助管理員工考勤、假期申請及統計工作。
? 員工的社會保險和商業保險辦理。
? 參與制定和完善公司的人事規章制度,協助執行相關培訓計劃。
? 為員工提供基礎的人事咨詢服務。
3. 財務協助
? 協助財務部門處理報銷單據的審核、整理和提交。
? 跟進公司日常費用支出的記錄與核對,確保賬目清晰準確。
? 配合財務完成年度預算編制和費用控制的相關工作。
? 負責發票管理及其他與財務相關的行政支持工作。
4. 外籍同事溝通與簽證辦理
? 擔任公司與外籍同事之間的溝通橋梁,確保信息傳遞及時準確。
? 協助外籍同事解決在華工作和生活中的問題,如語言翻譯、政策咨詢等。
? 負責為公司員工辦理因公出國所需的簽證及相關手續,包括材料準備、預約、遞交等。
? 關注各國簽證政策的變化,及時更新相關信息并向公司管理層匯報。
? 協助安排差旅計劃,包括機票預訂、酒店安排等。
5. 其他任務
? 完成上級交辦的其他臨時性或突發性任務。
? 積極參與跨部門協作,為公司整體運營提供支持。
任職要求:
1. 教育背景
? 本科及以上學歷,行政管理、人力資源管理、財務管理等相關專業優先。
2. 工作經驗
? 具有1-3年行政、人事或財務助理相關工作經驗,熟悉企業運作流程者優先。
? 有處理簽證及國際事務經驗者優先考慮。
3. 技能要求
? 熟練使用Office辦公軟件。
? 具備良好的中英文書面及口頭表達能力,能夠流暢地與外籍同事溝通。
? 熟悉基本的人事管理知識和財務基礎知識。
? 具備較強的組織協調能力和時間管理能力。
4. 個人素質
? 工作認真負責,細致耐心,具有高度的責任心和服務意識。
? 具備良好的團隊合作精神,善于溝通與協調。
? 抗壓能力強,能適應多任務并行的工作節奏。
? 具有較強的學習能力,愿意不斷提升自己的綜合素質。