崗位職責:
一、印章及證照管理
1.負責公司印章、資質證照相關流程及資料的審核、判斷,根據具體業務內容將流程流轉至相關責任人審核,確保相關業務合法合規開展。
2.負責根據審批情況完成相關文件、資料用印事宜;按照業務需求出具相關資質證照,確保相關業務及時開展。
3.負責公司印章和資質證照的移交備案、日常保管和定期盤點等,確保印章、證照管理到位。
4.負責公司印章的刻制、封存、銷毀,負責和資質證照辦理、工商變更和年審等。
5.負責監督、指導、檢查公司各單位(部門、基地、業務公司)印章、證照管理使用情況,確保相關業務合規開展。
二、外來文件管理
1.負責收集、匯總公司領導所需的各項政策、信息、文件。
2.負責公司外來文件的收取、擬辦、呈送、分發和整理歸檔等,確保及時處理國家、地方政府、行業上級單位和業務往來單位公文、電報和信息等。
3.負責外來文件的跟蹤督辦工作,按時反饋跟蹤督辦領導批示落實情況,確保外來文件及時辦理。
三、發文管理
1、負責公司內外部發文相關流程及資料的審核、判斷,根據具體業務內容將流程流轉至相關負責人審核,確保內外部發文審核無誤后完成印發。
2、負責公司各類公文的起草、格式調整、審核校對、印發登記和歸檔工作,確保公文管理工作按照公司相關制度形成閉環。
四、電子簽管理
1、負責公司各類電子簽的登記備案,對電子簽相關流程及資料的進行審核、判斷,根據具體業務內容將流程流轉至相關責任人審核,確保相關業務合法合規開展。
2、負責公司電子簽署管理系統和其他電子簽署平臺的日常監管和使用,確保相關業務按照公司相關制度合法合規開展。
3.負責公司各類電子簽的日常管理和使用,指導、監督、檢查被授權部門對電子簽進行規范化管理,確保相關業務合法合規開展。
五、檔案管理
1、負責公司各類檔案的歸檔、保管、借用和銷毀等工作,確保公司檔案管理工作標準化、系統化、規范化。
2.負責督促指導公司各部門、基地、業務公司做好各類檔案材料的收集、整理工作,推動各類檔案及時移交、歸檔,確保公司檔案齊全、完整。
3.負責公司借出檔案的登記、跟蹤和回收,確保公司外借檔案用畢后及時歸還。
4.負責公司檔案室的日常管理,定期開展檔案盤點工作,定期巡查檔案室內部環境,確保檔案室設施設備和環境安全,儲存在內的檔案資料安全。
六、保密管理
1.負責公司涉密文件(信息)領取(抄錄)、呈送、分辦、保管和整理歸檔,同時在涉密文件(信息)流轉過程中嚴格落實保密管理制度,確保不發生失泄密事件。
2.負責按照領導批示意見,將涉密文件(信息)線下流轉到歸口辦理部門,按時跟蹤密電責任部門的落實情況,確保相關工作要求及時落實。
3.負責公司保密工作日常管理、宣傳教育,完成公司各級涉密人員的登記備案和管理工作,確保保密工作合法合規開展。。
4.負責公司保密室的日常管理,定期巡查保密室內部環境,確保保密設施設備和環境安全,保存在內的涉密文件(信息)等安全。
七、綜合事務
1.負責按照人員調度安排,妥善處理相關工作。
2.負責管理相關業務領域工作臺賬、工作資料,定期輸出工作簡報。
3.負責收集整理相關業務領域培訓資料,編制培訓課件(PPT)制作、業務指引推文等。
任職要求:
1.本科或以上學歷,語言學、管理學、新聞學、法學等相關專業;中共黨員優先。
2.具有2年以上機關事業單位、國有企業或知名企業行政文秘工作經驗。
3.熱愛文字工作,具備一定的政策理論水平、綜合分析能力和文字寫作能力,精通并熟練使用WPS、Word、PPT、Excel等辦公軟件。
4.具備優秀的公文寫作能力、文書處理能力,熟悉掌握文書處理流程,熟練掌握公文格式、排版要求,精通工作報告、領導講話稿、信函、通知、請示等各類公文寫作(面試需要提供1-5篇個人主筆材料)。
5.具有較強的保密意識、良好的組織協調能力、人際溝通能力及團隊合作精神。
6.具備較強的學習和執行能力,責任心強、細致認真,良好的心理素質和抗壓能力。