行政專員（后勤與費用管理方向）職位描述

核心職責：全面負責公司后勤保障體系的日常運營管理，并統籌員工費用報銷流程的高效執行，確保行政工作有序、合規、低成本運行。

一、后勤管理（門房、餐廳、清潔工、公務車）

1. 門房管理
- 監督門房人員的日常工作規范，包括人員及車輛進出登記、訪客接待引導、安全巡查等。
- 維護門房區域的整潔與秩序，確保門禁系統、監控設備等正常運作。
2. 餐廳管理
- 協調餐廳供應商，保障員工餐食的質量、衛生與準時供應，定期收集員工反饋并優化餐品。
- 負責餐廳的日常巡檢，監督衛生狀況、食材儲存及設備維護，處理用餐相關的突發問題。
3. 清潔管理
- 制定并監督執行辦公區域、公共區域的清潔計劃，確保清潔工作達標。
- 管理清潔人員團隊或外包清潔服務，進行工作安排、檢查與考核。
4. 公務車管理
- 負責公務車輛的調度、使用登記與日常維護保養安排，確保車輛狀況良好。
- 管理司機團隊（若有），規范行車安全與服務標準，處理車輛使用中的異常情況（如違章、事故）。

二、費用報銷管理

1. 負責員工日常費用報銷單據的接收、審核工作，確保票據真實、合規，報銷內容符合公司財務制度。
2. 指導員工規范填寫報銷單，解答報銷相關疑問，對不符合要求的單據進行退回并說明原因。
3. 及時將審核通過的報銷單據提交至財務部門，并跟蹤報銷款項的支付進度，確保員工報銷款及時到賬。
4. 定期整理報銷數據，協助財務部門進行費用統計與分析，提出費用優化建議。

三、其他行政支持

1. 協助組織公司各類會議、活動的后勤保障工作。
2. 負責行政相關物資的采購、入庫與分發管理。
3. 完成上級交辦的其他行政事務。

任職要求

- 大專及以上學歷，行政管理、工商管理等相關專業優先。
- 具備1年以上行政后勤或費用報銷相關工作經驗，熟悉行政工作流程及財務報銷規范。
- 具備良好的溝通協調能力、問題解決能力和抗壓能力，工作細致、責任心強。
- 熟練使用Office辦公軟件，具備基本的數據分析能力。